İNCELER

Etkili Zaman Yönetimi için Eissenhower Matrisi ile Tanışın!

Modern insan kendinden beklenen onlarca sorumluluk, zaman tuzağı haline dönüşen sosyal medya uygulamaları ile artık hiçbir şeye yetişemiyorumlardan muzdarip. Bu yazıda sizlerle aynı sorunla başa çıkmak için zaman yönetimi üzerine okumalarım ve araştırmalarım üzerine aldığım notları harmanlayıp iş ve özel hayatınızda uygulanması oldukça basit bir önceliklendirme matrisinden bahsedeceğim. Ayrıca aralara zaman yönetimi ve hedef koymak için bazı sürpriz taktikler ve stratejiler de serpiştireceğim. Haydi başlayalım!

Einstein’ın 4. boyut olarak kabul ettiği zaman kavramı, değerlendirilme şekline göre göreceli ve kısıtlı. Atalarımızın Vakit nakittir sözü zamanı tanımlamak için oldukça güzel bir söz fakat bir yönüyle eksik. En değerli sermayemiz olan zamanı maalesef nakit gibi biriktiremiyoruz, harcamadığımız kısmı yatırım olarak vadeliye koyamıyoruz.

Üzülerek kabul etmek zorundayız ki sanılanın aksine hayal ettiklerimizi gerçekleştirmek için ilerde daha çok vaktimiz olmayacak.

İş ve özel hayatımızda isteyelim istemeyelim bir çok sorumluluk altına giriyoruz ve bu sorumluluklar bizden birçok işi kısa bir zaman diliminde halletmemizi istiyor. Peki, bu zaman baskısını psikolojimizi bozmadan nasıl yöneteceğiz?

Acil işler? Önemli işler?

Zaman yönetiminin ilk adımı işleri sınıflandırmak. İşlerimizin bazıları acil, örneğin son teslim tarihi yaklaşan üst yönetim raporu, eczaneden kapanmadan önce mutlaka alınması gereken ilaç veya işlerimizin bazıları bizim için önemli, örneğin sağlık için check-up yaptırmak, yazılım dili öğrenmek gibi.

Hayatta bizden beklenen her işin belli bir aciliyet ve önem seviyesi var. Bizi oyalayan işleri fark edip, acil-önemli işlerimizi planlayabilmek adına ABD’nin 34. Başkanı Dwight Eisenhower’ın işimize yarayacak bir matrisi var. Gelin 4 kutudan oluşan bu matrisi tanıyalım.

Image result for Eisenhower matrix

1.Kutu: Hem acil, hem önemli (Hemen Yap)

İş hayatı gözünden iş tanımı, özel hayat tarafından geciktirilmesi halinde zarar göreceğimiz bu kutucuk önceliklendirmenin en üst sıralarında yer alacak. 1. kutuyu hayatımızda çıkan yangınları söndürmek için kullandığımız yangın söndürme tüpü gibi hayal edebilirsiniz. Örneğin, sizin sorumluluğunuzda olan bir üst yönetim raporu, yöneticinin sizden istediği acil bir analiz, yağ yakan arabanın bakımı gibi.

2. Kutu: Acil değil ama önemli (Zaman ayır!)

Bu kutuda yer alan işler belki gündelik planda acil olmasa da hayat kalitenizi veya iş yapış şeklinizi geliştiriyor. Bu tarz işler acil olmadığı için genelde göz ardı edilse de zaman ayrılması halinde 1.kutuda yapılacak işleri daha hızlı ve daha kaliteli yapılmasına yardımcı olacağı için çok değerli. Örneğin gündelik yaptığınız bir satış raporunu daha hızlı yapabilmek adına excelde makrosunu yazmak veya daha sağlıklı olmak için spor yapmak gibi.

Bunu Stephen Covey’in kültleşen klasiği Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı kitabında verdiği örnekle anlatmakta fayda var.

Günlerdir odun kıran bir oduncuyu hayal edin. Baltasının köreldiğini fark ediyorsunuz fakat o iş körlüğü nedeniyle bunu fark etmiyor. Yanına gidip işini daha hızlı ve kolay yapabilmesi için baltasını bilemesini öneriyorsunuz ve karşılığında ‘‘Görmüyor musun ne kadar işim olduğunu, bir de baltayı bilemekle mi uğraşayım?’‘ diye tepki veriyor.

Bu örnekte olduğu gibi 2. kutucuğa vakit ayırmazsak bu oduncu gibi yeni işimizi daha kolay yapmamızı sağlayacak yeni beceriler veya kısayollar öğrenerek işlerimizi daha kolay yapmaktan ve psikolojik veya fiziksel olarak daha sağlıklı yaşamaktan uzak kalacağız. Bu kutudaki işler geleceği proaktif bakış açısıyla kurgular, hayat ve iş kalitemizi artırmayı hedefler.

Gelelim zaman hırsızlarına;

3.Kutu: Acil ama önemli değil (Başkasına delege et!)

Biraz kafa karıştıran bir kutu olduğu için örnekle anlatmak daha kolay. Yetiştirmeniz gereken acil bir iş var ve çok sevdiğiniz bir iş arkadaşınız kendisi için acil-önemli olan ve yetenekli olduğunuz bir konuda sizden yardım istiyor. Evet belki yardımcı olmanız sizi de mutlu edecek ama öte yandan elinizdeki işinizi yetiştirememeniz halinde yöneticilerinize karşı zor durumda kalacaksınız. Bu durumda kibar bir şekilde hayır deyip başkasına delege etmeniz gerekiyor.

4.Kutu: Ne acil, ne de önemli. (Ivır zıvır işler)

Başlıktan da rahatlıkla anlaşıldığı üzere burası harcadığımız vakitle kıyasla bize fayda sağlamayan ve zaman öldüren uğraşların yer aldığı kutu. Örneğin; Instagram’da saatlerce feed/story incelemek, TV izlemek, dedikodu yapmak buraya giriyor.

Bir iş günün nasıl geçiyor?

Şimdi bu konseptin oturması için bir uygulama yapalım. Elinize bir kağıt kalem alın;

  1. İşe gittiğiniz bir günün rutinlerini kronolojik olarak yazın. Detaylı olması ve yanlarına tahmini sürelerini yazmanız önemli. Örneğin, diş fırçalama 5 dk, işe gitme 25 dk gibi.
  2. Yukarıdaki gibi bir önceliklendirme matrisi çizin ve bu rutin aktiviteleri çizdiğiniz matrise yerleştirin.
  3. Kutu başına düşen zamanları tüm gününüze oranlayın. Sağlama olsun diye söylüyorum, vaktinizin büyük çoğunluğunun 1.kutuda geçmesi gerekiyor.

Zamanı nasıl geçirdiğinizi analiz edin!

Zaman haritanızı analiz ederken şunlara dikkat edin;

  • 2.kutu boşsa veya 2.kutuya 3. ve 4. kutulara göre az süre harcıyorsanız doğru yolda değilsiniz. 2. kutusu boş olan insanların ortak özellikleri ya hedeflerinin olmaması ya da hedeflerini gerçekleştirmek için vakit harcamıyor olmaları. Üstüne vakit harcamadığınız hedef yok hükmündedir. Bu kutuya bir şeyler yazabilmek için öncelikle kariyerinizde ve özel hayatınızda sizi heyecanlandıracak birer hedef bulun. Örneğin ilerde bir sosyal girişim kurmak ve sağlıklı kalmak istiyor olabilirsiniz. Bunun için her gün en az birer saatinizi bu hedefleriniz doğrultusunda harcamalısınız, aksi takdirde yalnızca 1.kutuda kalmanız sizi sürekli hayatından şikayetçi olan reaktif bir insan yapacak. Hatırlayalım, 2. kutu hayatımızın kalitesini artıran proaktiflik kutusu.
  • 3. kutuda çok fazla zaman geçiriyorsanız bir Yes Men’siniz ve hayır deme becerisini geliştirmenizi gerekiyor. Hayır karşının egosuna zarar veren bir cümle olduğu için ”şimdi müsait değilim ama şu tarihte baksak olur mu?” demek hem daha yapıcı, hem de zaman dengesi kurabilmek için oldukça değerli.
  • 4. kutuda harcanan her saati boşa harcıyorsunuz. Buradan artıracağınız zamanı hangi kutuya ayırırsanız ayırın sizin için değerli. Sosyal medyada fazla vakit geçirdiğimin farkındayım ama bir türlü halledemiyorum diyorsanız pratik bir önerim olacak;
  1. Öncelikle bu sürenin farkına varın. Bunun için sosyal platformların ve işletim sistemlerin size yardımcı olan uygulamaları mevcut. (iOS için Ayarlar ->Ekran süresi -> Uygulama sınırları)
  2. Bir anda bırakmak yerine hedefi ikiye bölün. Örneğin haftalık bazda 4.kutu için geçirdiğiniz vakit 20 saat olduğunu farz edelim. İlk 3 hafta için 10 saate düşürmeyi hedefleyin.
  3. Her 3 haftada geçirdiğiniz süreyi yarıya indirerek devam edin.

Derlediklerim şimdilik bunlar, yorumlarınız olması halinde eklemeler yapabilirim. Yeni yöntemler öğrendikçe yazıyı güncelliyor olacağım.

Yazıyı Seneca’nın güzel bir sözüyle bitirmek istiyorum.

Mutluluk başarıya, başarı ise zamanı değerlendirmeye bağlıdır.

Seneca

Standart

Kayıtsız kalma, yorumunu paylaş!

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.